Datenbanken

In Navision-K betreibt die ELKW derzeit 25 Datenbanken für die evangelischen Kirchengemeinden. Dabei bildet eine Datenbank eine technische Grenze, auf welcher Programmupdates eingespielt werden können. Auf einer Datenbank können beliebig viele Mandanten eingerichtet werden.

Eine Aufteilung in mehrere Datenbanken ist auf Grund mehrerer gleichzeitiger Zugriffe und der Datenbankgrößen notwendig um eine ausreichende Performance zu erreichen.

Pro kirchlicher Verwaltungsstelle (KVST) ist in Navision-K mindestens eine Datenbank eingerichtet. Lediglich der Oberkirchenrat und die Kirchliche Verwaltungsstelle Stuttgart sind auf mehreren Datenbanken verteilt.

Nach aktueller Planung werden wir bei der Umstellung auf newsystem pro KVST wieder eine Datenbank einrichten.

Der Betrieb der Software wird weiterhin durch die IT-Abteilung der ELKW sichergestellt.

 

Mandanten

In Navision-K werden im Moment die Mandanten technisch unterschieden zwischen:

  • Kassengemeinschaftsmandanten
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  • Unselbstständige Mandanten
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  • Selbstständige Mandanten
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Als Mandanten werden derzeit Kirchengemeinden, Stiftungen, Diakonische Bezirksstellen, Diakoniestationen, Vereine, Verbände, unselbstständige Arbeitsbereiche u.v.a. geführt.


Derzeit sind in Navision-K:

  • 27 Kassengemeinschaftsmandanten
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  • 140 unselbstständige Mandanten
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  • 1.166 selbstständige Mandanten
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somit insgesamt 1.333 Mandanten angelegt.

In newsystem wird der Begriff "Mandant" eine völlig andere Bedeutung haben.

Hier wird es zukünftig für jeden Kirchenbezirk einen Mandanten geben, welcher dann entsprechend untergliedert wird.

Nach aktuellem Stand gibt es in der ELKW 47 Kirchenbezirke. Demnach werden entsprechend viele Mandanten auf den 22 Datenbanken eingerichtet. Je nach Größe der KVST können bis zu vier Mandanten auf einer Datenbank liegen.

Gemeindekennziffern

Die bisher in Navision-K als Mandanten geführte Einrichtungen werden in newsystem als Gemeindekennziffern bezeichnet. Die Abkürzung hierfür lautet GKZ.

Dabei ist der Begriff „Gemeinde" in dem Zusammenhang der Standardbegriff in newsystem und hat keinen Bezug zu dem Begriff Kirchengemeinde. Beispielsweise wird eine Stiftung, Diakoniestation oder eine Diakonische Bezirksstelle ebenfalls als GKZ eingerichtet. Auch wenn es sich um keine „Gemeinde" im üblichen Sinn handelt.

Für die 1. Pilotphase (01.01.2020) konnte das Projekt Zukunft Finanzwesen vier Einrichtungen aus dem Bereich der KVST Ludwigsburg gewinnen.

Dabei handelt es sich um die Ev. Kirchenpflege Ludwigsburg (Kassengemeinschaft), Ev. Kirchengemeinde Eberdingen, Ev. Kirchengemeinde Schwieberdingen und die Ev. Kirchengemeinde Großbottwar.

 

Auswirkungen auf die Anwendenden

In Navision-K melden sich die Anwendenden an einer Datenbank an und haben dann je nachdem für welche Mandanten eine Berechtigung eingerichtet wurde einen oder mehrere Mandanten, an denen sie sich anmelden können.

Dies führt dazu, dass teilweise häufige Mandantenwechsel am Tag notwendig sind. Gerade im Bereich der Kassengemeinschaften ist es üblich, dass diverse Tätigkeiten nur in den unselbstständigen Mandanten bzw. nur in dem Kassengemeinschaftsmandanten durchgeführt werden können.

In newsystem melden sich die Anwendenden ebenfalls an einer Datenbank an und haben dann je nach Berechtigung die Auswahl von einem bis max. vier Mandanten (nach aktuellem Stand).

Bei der Benutzereinrichtung können den Anwendenden auf eine oder mehrere GKZs Berechtigungen erteilt werden.

Die Berechtigungen erfolgen demnach nicht wie bisher auf Mandantenebene sondern auf GKZ Ebene.

Kassengemeinschaftsmandanten wie sie in Navision-K notwendig waren, sind in newsystem nicht notwendig, da die Kassengemeinschaft innerhalb der Software abgebildet wird.

Wie im heutigen System wird es auch in newsystem Benutzerrechte geben, so dass z.B. eine Trennung zwischen Bewirtschaftung und Kasse möglich ist.