Aktuelles zum Schulungskonzept

Im Projekt Zukunft Finanzwesen ist die Umsetzung eines modularen Schulungskonzepts vorgesehen. Das bedeutet, dass je nach Arbeitsbereich die Anwendenden den entsprechenden Modulen zugeordnet werden.

Folgende Module werden geschult:

·       Grundlagen

·       Stammdaten und Strukturen

·       Planung

·       Bewirtschaftung

·       Anlagenbuchhaltung

·      Kasse

·       ePortal

·       Bilanzielle Prozesse und Jahresabschluss

·       Kosten- und Leistungsrechnung

·       Berichtswesen

Aus den zu schulenden Modulen und Arbeitsbereichen ergibt sich sodann folgende Matrix, aus welcher sich der Schulungsbedarf ableiten lässt:

Modul/

Zielgruppe

Führungs-ebene/

Gremien/ Pfarrer

Bewirtschafter/Mitarbeiter KVST mit Kasse

Kirchen-pfleger (haupt-beruflich)

Kirchen-pfleger (nebenberuflich)

Anordnende Führungs-ebene

Key-User/ MAV/   RPA

 

Grundlagen

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Strukturen und Stammdaten

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Planung

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Bewirtschaftung

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Anlagenbuchhaltung

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Kasse*

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ePortal

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Bilanzielle Prozesse & Jahresabschluss

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Kosten- und Leistungsrechnung

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Berichtswesen (erweitert)

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* Bei Bedarf wird das Modul Kasse auch für hauptberufliche Kirchenpfleger angeboten

 

Die Schulungen werden in der Weise durchgeführt, dass zunächst ein fachlich-inhaltlicher Teil vorangestellt sowie aufbauend darauf der passende technische Part in der neuen Software Infoma newsystem geschult wird.

Das Angebot der einzelnen Schulungsmodule während der Rollout-Phasen wird mit den Verantwortlichen vor Ort zeitlich bedarfsgerecht abgestimmt.

 

Im vergangenen Jahr wurde bereits intensiv an der detaillierten Ausarbeitung und Anwendung des Schulungskonzept gearbeitet. Die Schulungen der ersten Pilotanwender wurde mit allen für den Echtstart relevanten Schulungsmodulen durchgeführt. Kurz vor dem Echtstart (zum Jahreswechsel 2020) wurden zusätzlich Aufbauworkshops in den Bereichen „Kasse“ und „Finanzbuchhaltung“ angeboten, in denen insbesondere technische Fragestellungen nochmals gemeinsam erörtert wurden. Nach Möglichkeit sollen diese Workshops in gleicher oder analoger Form auch im Rahmen des Rollouts vorgesehen werden.

Zu Beginn des Jahres 2020 starteten darüber hinaus die ersten Schulungen des zweiten Pilotanwenders, dem Oberkirchenrat. Hintergrund für die zeitlich sehr früh angesetzten Schulungen war zum einen der Beginn der Haushaltsplanung, die bereits zum 1. April startete und zum anderen, die Anwender/-innen möglichst frühzeitig mit den Inhalten der neuen Kirchlichen Doppik zu betrauen. So wurden die Schulungen in den Modulen „Grundlagen“, „Stammdaten und Strukturen“ und „Haushaltsplanung“ bis Ende März 2020 abgeschlossen. Im Herbst des Jahres 2020 werden Wiederholungen der Module „Grundlagen“ sowie „Stammdaten und Strukturen“ angeboten, um die Inhalte aufzufrischen und neuen Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit zur Teilnahme zu bieten. Ergänzt werden die Schulungsangebote zudem um die Module „Bewirtschaftung und Anlagenbuchhaltung“ sowie individuell auf das Referat 7.2 zugeschnittene Schulungen im Kassenbereich, um die Vorbereitungen auf den Echtstart zum 01.01.2021 möglichst hinreichend auszurichten. Darüber hinaus sind Aufbauworkshops für die Umsetzung in der Software sowie eine Echtstartunterstützung (fachlich-inhaltlich und technisch) geplant.

Während der Corona-Zeit wurden die geplanten Schulungen ab Mitte März 2020 kurzfristig als Online-Schulungen durchgeführt. Dadurch konnte das Projekt das Schulungskonzept wie geplant fortführen. Auch im Herbst 2020 sind die Schulungen bereits unter Berücksichtigung der aktuellen Corona-Vorschriften und Abstandsregelungen geplant.  Dies hat zur Folge, dass nur mit der Hälfte der maximal möglichen Schulungsteilnehmer/-innen eine Präsenz-Schulung vor Ort geplant werden kann. Um die Schulungstermine dadurch nicht vollständig verdoppeln zu müssen, ist vorgesehen, hybride Schulungstermine anzubieten, sodass die andere Hälfte der Schulungsteilnehmer/-innen das Angebot online wahrnehmen kann. Diese Option soll sowohl für die fachlich-inhaltlichen als auch für die technischen Schulungsmodule angeboten werden). Sofern dieses Modell an Akzeptanz gewinnt, soll auch im Rollout ein Online-Schulungsangebot vorgesehen werden, um möglichst auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lernformen der Anwender/-innen eingehen zu können. Seitens des Projekts wird dies als Chance gesehen, um z.B. lange Anfahrtszeiten zu vermeiden und somit flexibler und effizienter auf alle umzustellenden Einheiten eingehen zu können.

Mit den Beteiligten der ersten Rollout-Phase haben bereits erste Gespräche stattgefunden, um vorbereitende Schulungstermine im Jahr 2021 zu fixieren.

Die Schulungsunterlagen werden allen Schulungsteilnehmer/-innen digital auf der Projekt-Homepage in einem internen Bereich zur Verfügung gestellt. Die Zugangsdaten hierzu werden einige Tage vor den Schulungen zur Verfügung gestellt, sodass die Möglichkeit zum eigenständigen Download und Ausdruck der Unterlagen gegeben ist. Die Schulungsunterlagen werden dabei um Lernvideos, im fachlich-inhaltlichen und technischen Bereich angereichert. Darüber hinaus ist in gemeinsamer Zusammenarbeit mit dem Evangelischen Medienhaus angedacht, eine Lernplattform für das Projekt aufzubauen, um beispielsweise auch vollständige Schulungsmodule wie die Grundlagenschulung in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Dadurch soll u.a. Gremienmitgliedern ermöglicht werden, jederzeit Schulungsmodule wahrzunehmen und somit eine größtmögliche Flexibilisierung im Projekt zu erreichen.

Derzeit wird das Modul „Bilanzielle Prozesse und Jahresabschluss“ vom Projektteam aufgearbeitet. Dieses soll bis zum Ende des Jahres 2020 abgeschlossen werden, sodass die Schulung der Pilotanwender rechtzeitig zur Durchführung des ersten Jahresabschlusses erfolgen kann. Ebenso sind die Module „Berichtswesen (erweitert)“ und das Modul „Kosten- und Leistungsrechnung“, derzeit noch in Bearbeitung. Insbesondere das Modul „Berichtswesen (erweitert)“ wird in intensiver Zusammenarbeit mit den ersten Pilotanwendern ausgearbeitet, um Erkenntnisse aus der Pilotphase direkt mit aufzunehmen.

Darüber hinaus arbeitet das Projektteam ebenfalls an der fortlaufenden Optimierung der Endanwenderschulungen auf Basis des Feedbacks und der Erfahrungen der ersten Pilotanwenderschulungen, um das Schulungsangebot für den Rollout anwenderoptimiert umsetzen zu können. Weitere Wünsche und Anregungen nimmt das Projektteam gerne entgegen.

Erste inhaltliche Schulungsunterlagen fertiggstellt und live "getestet"

Die Schulungsunterlagen für die beiden ersten inhaltlichen Schulungsmodule „Grundlagen" und „Stammdaten und Strukturen" wurden vorläufig fertiggestellt. Nach intensiver Diskussion in der Arbeitsgruppe Schulungskonzeption, wurden beide Module das erste Mal „live" getestet. Am 24. Mai fanden sich hierzu zahlreiche Pilotanwender/innen und Projektmitarbeiter/innen im Oberkirchenrat ein. Frau Wild, als erfahrene Umstellungsbegleiterin und Expertin im Bereich der Doppik führte durch die Veranstaltung. Viele Fragen konnten geklärt werden und der erste Testlauf der Schulungsunterlagen wurde von allen positiv bewertet. Weitere Veranstaltungen zur Einführung in die kirchliche Doppik sind im August für die nächsten Pilotanwender/innen des Oberkirchenrats geplant.

Von April bis Juni fanden ebenfalls technische Key-User Schulungen im System newsystem statt. Daran waren sowohl die Piloten, als auch Projektmitarbeiter/innen beteiligt. Es ging dabei darum das System vertieft kennenzulernen.

Bei allen Neuerungen, die die Umstellung auf die doppische Buchhaltung mit sich bringen wird, konnten hier alle Beteiligten feststellen, dass die Handhabung und Optik des neuen Systems, das „look and feel", sich doch stark an das vertraute Navision-K anlehnt und so den Umstieg auf newsystem erleichtert.

Da sich das ePortal derzeit noch in der Ausgestaltungs- und Testphase befindet, wurden in diesem Bereich noch keine Schulungen angeboten.

Die inhaltlichen Schulungsunterlagen werden jetzt sukzessive weiterentwickelt und fortgeschrieben.

Zum Hintergrund:

Im Projekt Zukunft Finanzwesen sehen wir ein modulares Schulungskonzept vor. Das heißt je nach Arbeitsbereich werden die Personen den entsprechenden Modulen zugeordnet. Die zu schulenden Modulen finden Sie in unserer Schulungsmatrix.

Da wir, insbesondere in den drei Roll-Out-Wellen, eine sehr große Anzahl an zu schulenden Personen haben, werden die Schulungen über das ganze Jahr hinweg angeboten. Wobei das Modul Grundlagen z.B. verstärkt schon im 1-2. Quartal angeboten werden soll. Über die weitere Planung halten wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden!

Die Schulungen werden in der Weise durchgeführt, dass zunächst immer ein inhaltlicher Teil geschult wird und dann der dazu passende technische Teil in „newsystem".