Aktuelles zur Datenmigration

Gemeinsam mit unseren Piloten wurde in den letzten Wochen und Monaten das sogenannte Mapping, also die Zuordnung von Werten des Altsystems (Navision-K) auf die entsprechenden Datenstrukturen des Zielsystems (newsystem) festgelegt. Das Mapping liefert die Regeln für die Überführung folgender Stammdaten:

  • Empfänger, Kontakte, Adressen
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  • Bankkonten mit SEPA-Mandaten
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  • Dauervorgänge (Köpfe und Zeilen), künftig „Wiederkehrende Vorgänge" genannt
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  • Offene Posten (müssen manuell nachbearbeitet werden)
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  • Anlagen
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  • Anlagen im Bau (müssen manuell nachbearbeitet werden)
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(Bewegungsdaten wie Buchungen werden grundsätzlich nicht übernommen.)

Oft handelt es sich dabei um eher einfache Zuordnungen, die sich im Quell- und Zielsystem nur leicht unterscheiden, wie z.B. die Anredecodes der Empfänger oder hinterlegte Mehrwertsteuersätze.

Deutlich kniffeliger und umfangreicher ist hingegen die Zuordnung der heutigen Haushaltsstellen auf die künftigen Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger. Ausgangspunkt waren hier die Dauervorgänge und Offenen Posten unserer Piloten. Angesichts einer Größenordnung von 5.500 Sachkonten im doppischen Zielsystem wird schnell klar, dass hier auch nach der ersten Pilotierung noch einiges an Arbeit wartet, bis in diesem Bereich ein einigermaßen komplettes Datenmapping vorliegt.

Dabei geht es neben der Unterstützung der Piloten immer auch um die Frage, wie solche Arbeiten im Zuge des Rollouts vom Projekt und den bis zu 300 Kirchengemeinden pro Rollout-Welle bewältigt werden können. Momentan prüfen wir die Möglichkeit, die erforderlichen Mappingtabellen automatisiert aus dem Navision-K befüllen zu lassen und so beispielsweise alle in aktiven Dauervorgängen verwendeten Haushaltsstellen bereits in die Tabellen einzutragen. Wenn nun noch Vorschlagswerte aus der Erfahrung mit den Piloten ins Mapping einfügt werden, verschiebt sich der Schwerpunkt der Tätigkeit in den Kirchengemeinden auf eine Qualitätssicherung sowie die Festlegung der kritischen Zuordnungen.

Und was gilt für die heutigen CuZea-Anwender?

Hier beschränkt sich die Stammdatenübernahme auf die Zuwendungsempfänger und die Spender (Zuwendende). Derzeit entsteht eine Lösung, bei der diese Daten gewissermaßen „per Mausklick" exportiert und verschlüsselt an das Projekt gesendet werden können, ähnlich wie das heute bereits mit den Tagesabschlüssen in Richtung Verwaltungsstellen passiert.

Allerdings geht es auch hier nicht ganz ohne Mapping: Wenn beispielsweise im Zuge der Doppik-Umstellung eine Stiftung künftig als eigenständige Einheit („Gemeindekennziffer") innerhalb der Kirchengemeinde ausgewiesen werden soll, so muss die Zuordnung der Daten des heutigen Mandanten teilweise bis auf die Ebene der Sachbuchbereiche herunter definiert werden.

Gemeinsam mit unseren Piloten haben wir die Datenmappings in insgesamt drei Testmigrationen verfeinert und ergänzt und auch an den Migrationsprogrammen noch einige Optimierungen vorgenommen. So sind wir mittlerweile auf einem guten Qualitätsniveau angekommen und blicken jetzt gespannt auf die Echtmigration der Daten, die dann die jeweiligen Produktivsysteme füllen.

Parallel dazu erfassen wir alles Notwendige und Wissenswerte, das uns bei der Vorbereitung auf die Migration und die ersten Schritte im neuen System auffällt. Im Rahmen von Integrationstests wurde von den Piloten das Tagesgeschäft nach der Umstellung durchgespielt und entsprechende Buchungen erstellt. So entstehen Migrations-Checklisten, die sowohl für die Kirchengemeinden als auch für den Oberkirchenrat einen Leitfaden darstellen sollen, der sie durch den Migrationsprozess begleitet. Beispielsweise empfiehlt sich eine rechtzeitige Pflege des Adressbestands vor der Stammdatenübernahme sowie eine Bereinigung der offenen Posten vor der Umstellung. Dies vereinfacht die Migration deutlich und erleichtert den Einstieg in die neue Buchungswelt.

Von Navision-K zu newsystem

Mit der neuen Finanzbuchungssoftware werden viele Begriffe neu verwendet und zudem andere bisher nicht genutzte Begriffe eingeführt. Erste und aktuelle Informationen zur technischen Umstellung finden Sie hier.

Die ELKW hat sich bei der Auswahl der Software für das Programm newsystem von der Firma Axians Infoma entschieden. Das Programm newsystem baut wie das bisherige Navision-K auf die gleiche Finanzbuchungssoftware von Microsoft mit der aktuellen Bezeichnung „Microsoft Dynamics NAV" auf.

Von CuZea zum ePortal

CuZea wird ebenfalls durch die neue Software abgebildet. Das ePortal hat eine einfache, anwenderfreundliche Oberfläche und ist in newsystem integriert. Die Ausgestaltung und Anpassung des ePortals auf unsere Bedürfnisse erfolgt mit derzeitigen CuZea-Anwender/innen.

Axians Infoma hat seinen Schwerpunkt im Bereich der kommunalen Verwaltungen. Erste Erfahrungen im kirchlichen Bereich konnte Axians Infoma in Hannover und Oldenburg sammeln. Mit der ELKW ist eine weitere große Landeskirche Kunde im kirchlichen Sektor.