Lösung Rechnungsbearbeitung

Der digitale Rechnungseingang und die digitale Rechnungsverarbeitung könnten so aussehen:

1. Rechnungseingang

Papierbasierte Rechnungen können eingescannt werden, so dass sie digital z.B. im pdf-Format zur Verfügung stehen. Bei Einhaltung einiger Punkte sind die rechtskonforme Vernichtung des Papierbelegs und die revisionssichere Aufbewahrung des digitalisierten Belegs stattdessen möglich.

Ebenfalls ist die Erfassung aller elektronisch zugesandten Belege für jeden Eingangskanal (z.B. Email) und für die gängigen Dateiformate (z.B. pdf) möglich. Zudem lassen sich eRechnungen (z.B. ZUGFeRD*-Format) integrieren.

*ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland

2. Rechnungslesung

Das IT-Programm DOXiS4 führt die erfassten Belege aus dem Rechnungseingang der Rechnungslesung zu. Hier wird der Beleg so ausgelesen, dass dessen Inhalte in Textform über eine Schnittstelle automatisch an das Finanzbuchhaltungsprogramm weitergegeben werden kann.

Die Rechnungslesung umfasst die vier folgenden Schritte:

Die OCR*-Erkennung erfasst die Rechnung, indem sie den Text erkennt. Bei der Klassifikation wird die Rechnung als solche auch eingeordnet.

*OCR: optical character recognition

Aufgabe der Extraktion ist es, alle für die weitere Verarbeitung notwendigen

Rechnungsinformationen automatisch auszulesen. Dazu zählen u.a. die Lieferantenstammdaten, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

Das System validiert die erfassten Daten, indem es z.B. einen Abgleich mit den Kreditorendaten aus dem Finanzbuchhaltungssystem gibt. Des Weiteren ist eine manuelle Validierung möglich.

 
 

3. Rechnungsprüfung

Falls die übliche Prüfung auf sachl. und rechn. Richtigkeit sowie die Anordnung nicht bereits manuell auf der Rechnung stattgefunden hat, kann im weiteren Schritt die Rechnungsprüfung auch digital erfolgen.

Zunächst erfolgt die Vorkontierung der elektronischen Rechnung im System. Die Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit wird durch den Verantwortlichen ebenfalls elektronisch durch Mausklick im System durchgeführt. Da eine webbasierte Lösung eingesetzt wird, besteht hier die Möglichkeit von einem beliebigen Internet-Zugang aus zu prüfen - sogar per Mobiltelefon.

Das Gleiche gilt für den Anordnenden, der sodann die Rechnung freigibt. Natürlich sind Zurückweisungen, Mitteilungen und der Abbruch im Prozess möglich.

Durch die lückenlose Protokollierung aller Schritte wird eine vollständige Übersicht in Form einer Bearbeitungshistorie erstellt. Somit wird die Transparenz jederzeit sichergestellt, alle Bearbeitungsschritte sind nachhaltig dokumentiert.

Über eine Schnittstelle werden die Informationen der Rechnungslesung sowie der Rechnungsprüfung an das Finanzbuchhaltungssystem weitergegeben, so dass hier verbucht und ausgezahlt werden kann.

Archivierung

Die Rechnungsbelege können im DOXiS4 InvoiceMaster revisionssicher aufbewahrt werden. Eine Verknüpfung zu einem Dokumentenmanagementsystem, in dem dann in der entsprechenden Akte unter einem genannten Geschäftszeichen abgelegt werden kann, ist ebenfalls möglich.