Ausgangsituation

Rechnungen werden sowohl im Evangelischen Oberkirchenrat als auch in weiteren Organisationen der Landeskirche überwiegend in Papierform empfangen.

Dies hat zur Folge, dass Rechnungsdaten manuell in das Finanzbuchhaltungssystem oder in vorgelagerte Systeme eingetragen werden müssen. Die Rechnungen müssen in Papierform über den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist (mind. zehn Jahre) gelagert werden.

Dieses System bringt im Vergleich zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich. Die manuelle Eingabe zieht naturgemäß eine erhöhte Fehleranfälligkeit nach sich. Durch die Aufbewahrung der Rechnungen werden hohe Raumkapazitäten beansprucht.

Um hier Verbesserungsmöglichkeiten auszutesten, wurde das Pilotprojekt "Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses" ins Leben gerufen, das den digitalen Rechnungseingang und die automatisierte Rechnungsverarbeitung pilotieren soll.